A tres meses de que se concrete el cambio de mando en el Gobierno, el Consejo para la Transparencia (CPLT) envió hoy a 349 organismos del Estado un oficio con recomendaciones respecto de cómo deben gestionar, respaldar y conservar la información relacionada a su gestión.

Entre las instrucciones del CPLT, se detalla la obligación que tienen las instituciones públicas de actualizar, antes del 14 de marzo de 2018, la llamada “Transparencia Activa”, que es toda aquella información que por ley los organismos del Estado deben disponibilizar en sus sitios web. Además, deberán entregar dicha información de respaldo a las nuevas autoridades “de forma ordenada y completa, velando porque exista absoluta coherencia entre lo entregado y lo informado en el sitio electrónico del órgano o servicio”.

En relación a los correos electrónicos de autoridades y funcionarios, el CPLT enfatiza que las autoridades y funcionarios deben “conservar los registros de dichas comunicaciones y guardar respaldo institucional”, para así dejar constancia de la transmisión, recepción y contenido de los correos utilizados en el desempeño de su función pública.

En cuanto a la correspondencia de la Presidenta de la República, se puntualiza que ella debe “mantenerse, en original o copia, necesariamente en los archivos de la Administración del Estado”, por cuanto se trata de información “a la cual puede acceder cualquier persona en ejercicio del derecho de acceso a la información”, salvo que exista alguna causal de reserva.

“Estas recomendaciones no sólo pretenden garantizar el acceso a la información pública de todos los ciudadanos, sino que también buscan facilitar la transición entre las autoridades entrantes y salientes de manera completamente transparente, ordenada y completa”, señaló el presidente del CPLT, Marcelo Drago, detallando que el oficio también incluye recomendaciones ligadas a la protección de datos personales, declaraciones de intereses y patrimonio y lobby.

Es así como en el oficio se especifica que las autoridades salientes deberán entregar al nuevo gobierno un registro de audiencias, donativos, viajes efectuados y aquellas reuniones que al 11 de marzo del próximo año sigan pendientes. En materia de declaraciones de patrimonio e intereses, los funcionarios entrantes y salientes que, por su cargo están obligados a cumplir con la Ley de Probidad, deben elaborar su declaración dentro de los 30 días posteriores a concluir sus funciones o dentro de los 30 días siguientes a la fecha de asunción del cargo.

Asimismo, el CPLT sugiere que las autoridades salientes entreguen un detalle a sus sucesores que evidencie el estado de aquellas solicitudes de acceso a la información pública que siguen pendientes y copias digitales o en papel de toda aquella documentación que pueda ser exigida por los ciudadanos a través de la Ley de Transparencia.